Hà Nội Lưu ý gì khi soạn email cho những khách hàng người nước ngoài

Thảo luận trong 'Phân Mềm, Thiết Kế Web HCM, Hà Nội' bắt đầu bởi linkleads, 26 Tháng tư 2017.

  1. linkleads New Member

    Facebook: linkleads

    Thực ra bản chất của việc viết Email là viết thư. Cách viết Email trong cả tiếng Anh và tiếng Việt đều có 2 loại văn phong: trang trọng và thân mật. Trong giao tiếp thương mại, các bạn nên sử dụng cách viết Email dưới hình thức văn phong trang trọng hay còn gọi là formal Email. Cách thức trình bày Email cũng phụ thuộc vào từng mục đích công việc. dụ như: Email chúc mừng, Email cảm ơn, Email phàn nàn, Email chào hàng…
    [IMG]
    Một bức Email viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn luôn được đón nhận và gây được ấn tượng tốt đối với người đọc. Cách trình bày và cách viết Email tiếng Anh theo phong cách hiện đại cũng khá đơn giản. Mặc dù văn phong và lối viết của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác nhau và bản thân mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các Email giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc nhất định.

    Khi viết các loại văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư trả lời khiếu nại (letter of answer), đơn hàng (purchase order), thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), thư khiếu nại (letter of complaint), .... chúng ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc trong cách viết Email sau:
    1. Không viết tắt: Cách viết Email trong mỗi loại Email trên là khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung ở đây đó là từ đầu đến cuối tuyệt đối không được viết tắt, trình bày ngắn gọn, trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề và thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc. Phải viết đầy đủ I am, He is, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen,…
    2. Không sử dụng các từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: gonna, wanna, kid, dad, mate, ... trong cách viết Email formal
    3. Trong cách viết Email ở dạng formal, không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, thay vào đó hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (không lên lớp, khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất nếu muốn xin lời khuyên. Sử dụng may hoặc could thay cho can, dùng would thay cho will, ...
    4. Hãy thể hiện sự lễ độ trong cách viết Email formal: dùng “Dear” mở đầu “Email”, và dùng “please” nếu muốn yêu cầu
    5. Hãy viết ngắn gọn, nhưng đầy đủ ý. Không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object (nếu có).
    6. Hãy nhớ sử dụng và sử dụng chính xác các dấu chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Trong cách viết Email formal hãy hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
    7. Tuyệt đối tránh các lỗi về văn phạm và lỗi chính tả
    8. Cuối thư:
    - Sử dụng “Regards”, “Best Regards” - hai cách này được dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
    - Sử dụng “Sincerely Yours” khi bạn biết tên người nhận thư dụ trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời với nghĩa "chân thành"
    - Sử dụng “Faithfully Yours” nếu bạn không biết tên người nhận thư, bạn có thể dùng cách này để kết thúc thư khi trả lời khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành"
    * Chú ý dấu phẩy cuối các từ / nhóm từ trên
    Regards,
    Best Regards,
    Sincerely Yours,
    Faithfully Yours,
    9. Cuối cùng, ký, phải ghi đầy đủ họ và tên.
    [IMG]
    Khi sử dụng bất kỳ một
    phần mềm Email Marketing tốt nào trong kinh doanh, bạn cũng cần phải nắm được quy tắc của cách viết Email Marketing để có thể gửi một bức Email chuyên nghiệp giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ và các chương trình khuyến mãi của doanh nghiệp đến khách hàng sao cho hiệu quả. Trên đây là các cách viết nội dung Email Marketing hiệu quả dành cho doanh nghiệp bạn. Hãy áp dụng các cách trên trong cách thực hiện chiến dịch Email Marketing của mình để đạt hiệu quả tốt hơn. Chúc bạn thành công!


  2. Mẹo: Mọi thắc mắc mua hàng bạn có thể hỏi trong ô bình luận Facebook bên dưới.

    Mỗi bình luận đồng thời sẽ up topic lên đầu (Nút up topic màu đỏ chỉ xuất hiện khi tài khoản đã chứng thực).